Näin otat käyttöön ammattimaisen yrityssähköpostin

Ammattimainen yrityssähköposti käyttää omaa domainia, esimerkiksi:

hello@yritys.fi

Se vaikuttaa vakiintuneemmalta kuin henkilökohtaisen osoitteen käyttäminen ja pitää yritysviestinnän kytkettynä domainiin, jota yritys hallitsee.

Käyttöönotto ei ole sama asia kuin ilmaisen henkilökohtaisen postilaatikon luominen. Domainisi pitää yhdistää sähköpostipalveluntarjoajaan DNS-tietueiden avulla.

Tämä opas selittää prosessin sitomatta sitä yhteen tiettyyn palveluntarjoajan hallintapaneeliin.

Ennen kuin aloitat

Tarvitset:

• Rekisteröidyn domainin
• Pääsyn domainin DNS-asetuksiin
• Sähköpostipalveluntarjoajan
• Maksutavan sähköpostitilausta varten
• Turvallisen palautussähköpostiosoitteen
• Puhelimen tai tunnistautumissovelluksen kaksivaiheista tunnistautumista varten

Jos joku muu hallinnoi domainia, kysy häneltä, kuka hallitsee DNS:ää, ennen kuin ostat sähköpostipalvelun.

1. Valitse sähköpostipalveluntarjoaja

Yleisiä vaihtoehtoja ovat Google Workspace ja Microsoft 365. Myös jotkin hosting-yhtiöt tarjoavat sähköpostia.

Vertaile:

• Kuukausihintaa käyttäjää kohden
• Tallennustilaa
• Roskapostisuodatusta
• Kalenteri- ja asiakirjatyökaluja
• Työpöytä- ja mobiilisovelluksia
• Asiakastukea
• Tilin palautusvaihtoehtoja
• Hallinnointityökaluja

Halvin vaihtoehto ei aina ole helpoin ylläpidettävä. Valitse palveluntarjoaja, johon sähköpostia käyttävät ihmiset tottuvat vaivattomasti.

Ole varovainen pelkkiin sähköpostin edelleenlähetyspalveluihin nähden. Edelleenlähetys voi olla hyödyllinen toissijaiselle osoitteelle, mutta se ei aina korvaa kunnollista postilaatikkoa täysin. Lähettäminen edelleenohjatusta osoitteesta voi vaatia lisäasetuksia.

2. Päätä, mitä osoitteita tarvitset

Yhden hengen yritys saattaa tarvita vain yhden maksullisen postilaatikon.

Esimerkiksi:

• kristjan@yritys.fi henkilökohtaisena postilaatikkona
• hello@yritys.fi aliaksena, joka saapuu samaan postilaatikkoon

Alias on lisäosoite, joka on yhdistetty olemassa olevaan postilaatikkoon. Se ei yleensä tarvitse omaa kirjautumista.

Suurempi yritys saattaa tarvita erilliset postilaatikot eri henkilöille. Jaetut osoitteet, kuten myynti@, varaukset@ tai tuki@, voidaan luoda aliaksina, ryhminä tai jaettuina postilaatikkoina riippuen palveluntarjoajasta ja siitä, miten monta ihmistä niitä käyttää.

Vältä lukuisten osoitteiden luomista ilman selkeää tarkoitusta. Jokaista julkista osoitetta pitää seurata.

3. Luo sähköpostipalvelun tili

Rekisteröidy suoraan valitulle palveluntarjoajalle ja syötä yrityksen domain.

Käytä tarkkoja yritystietoja ja varmista, että:

• Pääkäyttäjä on yrityksen hallinnoima
• Palautussähköposti on ajan tasalla
• Maksutapa pysyy käytettävissä
• Kaksivaiheinen tunnistautuminen on käytössä
• Palautuskoodit säilytetään turvallisesti

Älä anna ulkopuolisen toimittajan olla ainoa pääkäyttäjä.

4. Vahvista domain

Sähköpostipalveluntarjoaja pyytää sinua todistamaan, että hallitset domainia.

Tämä sisältää yleensä TXT-tietueen lisäämisen domainin DNS-asetuksiin. Palveluntarjoaja antaa tarkan nimen ja arvon lisättäväksi.

DNS-tietueet pitää kopioida tarkasti. Älä muuta lainausmerkkejä, välilyöntejä tai tietueiden nimiä, ellei palveluntarjoajan ohjeissa neuvota niin.

Kun olet lisännyt tietueen, palaa sähköpostipalveluntarjoajalle ja jatka vahvistusta. DNS-muutosten näkyminen voi kestää, joten tulos ei aina näy heti.

5. Lisää MX-tietueet

MX-tietueet kertovat internetille, minne domainin saapuva sähköposti pitää toimittaa.

Sähköpostipalveluntarjoajasi antaa sinulle oikeat MX-tietueiden arvot ja prioriteetit.

Ennen niiden muuttamista:

1. Tarkista, vastaanottaako domain jo sähköpostia.
2. Kirjaa olemassa olevat MX-asetukset ylös.
3. Varmista, että kaikki tarvittavat postilaatikot on luotu uudessa palveluntarjoajassa.
4. Tee muutos ajankohtana, jolloin joku voi testata sen.

Älä kopioi MX-tietueita satunnaisesta ohjeesta. Käytä valitsemasi palveluntarjoajan näyttämiä ajantasaisia arvoja.

MX-tietueiden muuttaminen vaikuttaa koko domainin saapuvaan sähköpostiin, ei vain yhteen osoitteeseen.

6. Määritä SPF

SPF on DNS-tietue, joka listaa palvelut, joilla on lupa lähettää sähköpostia domainin puolesta.

Palveluntarjoajasi antaa oikean SPF-arvon.

Tärkeitä huomioita:

• Domainilla pitäisi normaalisti olla yksi SPF-tietue, ei useita erillisiä SPF-tietueita.
• Jos uutiskirjeet, laskutusjärjestelmät tai muut palvelut lähettävät myös sähköpostia, ne pitää ehkä lisätä mukaan.
• Älä lisää lähetyspalvelua, jota yritys ei käytä.
• Noudata sähköpostipalveluntarjoajan ajantasaisia ohjeita.

Väärä SPF-tietue voi aiheuttaa sen, että aidot viestit eivät läpäise tarkistuksia.

7. Määritä DKIM

DKIM lisää digitaalisen allekirjoituksen lähteviin viesteihin. Vastaanottavat järjestelmät voivat käyttää sitä tarkistaakseen, että viesti liittyy domainiin eikä sitä ole muutettu matkalla.

Tavallinen prosessi on:

1. Luo tai hae DKIM-tietue sähköpostin hallintapaneelista.
2. Lisää annettu TXT-tietue DNS:ään.
3. Odota, että tietue tulee käyttöön.
4. Palaa hallintapaneeliin ja ota DKIM-allekirjoitus käyttöön.

Tarkka tietueen nimi ja arvo ovat palveluntarjoaja- ja domainikohtaisia.

8. Lisää perustason DMARC-käytäntö

DMARC kertoo vastaanottaville järjestelmille, miten käsitellä viestejä, jotka väittävät tulevan domainistasi mutta eivät läpäise vaadittuja tunnistustarkistuksia. Se voi myös tarjota raportteja tunnistautumisesta.

DMARC kannattaa ottaa käyttöön varovaisesti, etenkin jos useat palvelut lähettävät sähköpostia yrityksen puolesta.

Ensin käytetään usein valvontakäytäntöä, kun aitoja lähetyslähteitä tarkistetaan. Tiukempaa täytäntöönpanoa voi harkita, kun asetukset on ymmärretty.

Jos olet epävarma, käytä palveluntarjoajan virallista ohjeistusta tai pyydä kokenutta henkilöä määrittämään se. Liian aikaisin lisätty tiukka käytäntö voi häiritä aitoja viestejä.

9. Aseta postilaatikko jokaiseen laitteeseen

Asenna palveluntarjoajan virallinen sovellus tai lisää tili suosikki­sähköpostisovellukseesi.

Tarkista:

• Kirjautuminen toimii työpöydällä ja mobiilissa
• Lähetetyt viestit tallentuvat
• Yhteystiedot ja kalenterit synkronoituvat tarvittaessa
• Ilmoitukset ovat sopivia
• Oikea lähettäjän nimi näkyy
• Allekirjoitus sisältää ajantasaiset tiedot

Yksinkertainen allekirjoitus riittää:

Nimi
Rooli tai yritys
Puhelinnumero
Sivusto

Vältä suuria pelkästään kuvasta koostuvia allekirjoituksia. Ne voivat olla vaikeasti luettavia ja näkyä liitteinä.

10. Testaa lähettäminen ja vastaanotto

Älä pidä käyttöönottoa valmiina ennen kuin se on testattu.

Lähetä viestejä:

• Yritysosoitteesta Gmail-osoitteeseen
• Yritysosoitteesta Outlook- tai Microsoft-osoitteeseen
• Ulkopuolisesta osoitteesta takaisin yrityksen postilaatikkoon
• Sivuston yhteydenottolomakkeen kautta, jos se käyttää sähköpostia

Tarkista, että:

• Viestit saapuvat
• Vastaukset menevät oikeaan osoitteeseen
• Lähettäjän nimi on oikein
• Viestit eivät toistuvasti päädy roskapostiin
• Aliakset tai jaetut osoitteet toimivat tarkoitetulla tavalla
• Sekä mobiili että työpöytä päivittyvät

Jos sivusto lähettää automaattisia viestejä, ne saattavat käyttää erillistä lähetyspalvelua. Varmista, että myös se on tunnistettu oikein.

11. Suojaa ja ylläpidä tiliä

Käyttöönoton jälkeen:

• Pidä kaksivaiheinen tunnistautuminen käytössä
• Säilytä palautuskoodit turvallisessa paikassa
• Tarkista käyttäjät ja pääkäyttäjät säännöllisesti
• Poista entiset työntekijät viipymättä
• Pidä laskutustiedot ajan tasalla
• Tarkista SPF, kun lisäät tai poistat lähetyspalveluita
• Seuraa julkisesti mainostamiasi postilaatikoita
• Ole varovainen odottamattomien salasanan palautus- ja laskuviestien kanssa

Sähköposti on usein muiden yritystilien palautusmenetelmä, joten sen suojaaminen on erityisen tärkeää.

Nopea käyttöönoton tarkistuslista

• Yritys hallitsee domainia ja DNS:ää
• Sopiva sähköpostipalveluntarjoaja on valittu
• Pääkäyttäjätili kuuluu yritykselle
• Tarvittavat postilaatikot ja aliakset on suunniteltu
• Domain on vahvistettu
• Ajantasaiset palveluntarjoajan MX-tietueet on lisätty
• SPF on määritetty
• DKIM-allekirjoitus on otettu käyttöön
• Perustason DMARC-käytäntö on harkittu tai määritetty
• Kaksivaiheinen tunnistautuminen on aktiivinen
• Kirjautuminen toimii työpöydällä ja mobiilissa
• Lähettäminen, vastaanotto ja vastaukset on testattu
• Sivuston lomakkeen toimitus on testattu

Tarvitsetko apua käyttöönotossa?

Byklart voi asentaa ammattimaisen postilaatikon domainillesi, määrittää olennaiset toimitustietueet tuetuilla palveluilla ja testata sen oikeilla viesteillä.

Kysy ammattimaisen sähköpostin käyttöönotosta →