Tilit, jotka jokaisen yrittäjän pitäisi hallita itse

Yrityksen verkkosivusto voi vaikuttaa yhdeltä kokonaisuudelta, mutta sen toimintaa ylläpitää yleensä useampi erillinen tili.

Domainilla voi olla oma tilinsä, sivustolla toinen, sähköpostilla kolmas ja Google-palveluilla useampikin. Kun näitä tilejä perustetaan nopeasti, omistajuus voi jäädä epäselväksi.

Ongelma paljastuu usein myöhemmin. Toimittaja lopettaa toimintansa, työntekijä lähtee tai maksukortti vanhenee. Silloin yritys huomaa, että ainoa kirjautuminen kuuluu jollekin muulle.

Sinun ei tarvitse hallita henkilökohtaisesti jokaista teknistä asetusta. Sinun kannattaa tietää, mitä tilejä on olemassa, ja varmistaa, että yrityksellä on asianmukainen omistus- ja palautusoikeus.

1. Domainin rekisteröijä

Domain on osoite, jota ihmiset käyttävät löytääkseen sivuston ja lähettääkseen sähköpostia, esimerkiksi yritys.fi.

Se rekisteröidään rekisteröijän kautta ja uusitaan säännöllisesti.

Yrityksen pitäisi hallita:

• Rekisteröijän kirjautumista
• Rekisteröijän ja yhteystietoja
• Uusimistapaa
• Palautussähköpostiosoitetta
• Kaksivaiheista tunnistautumista
• Pääsyä DNS-asetuksiin, joko suoraan tai luotetun ylläpitäjän kautta

Jos domain vanhenee tai tili muuttuu tavoittamattomaksi, sekä sivusto että yrityksen sähköposti voivat kärsiä.

Kysy:

• Mikä yritys toimii rekisteröijänä?
• Kenen nimi ja sähköposti ovat tilillä?
• Milloin domain uusiutuu?
• Onko automaattinen uusiminen käytössä?
• Onko maksutapa ajan tasalla?

Verkkosuunnittelijalle voidaan antaa asianmukainen pääsy ilman, että hänestä tulee ainoa domainia hallitseva henkilö.

2. DNS-hallinta

DNS yhdistää domainin palveluihin, kuten sivustoon ja sähköpostiin.

DNS:ää saattaa hallinnoida rekisteröijä, hosting-yhtiö, sivustoalusta tai erillinen palveluntarjoaja.

Sinun ei tarvitse muistaa tietueita ulkoa. Sinun kannattaa tietää, missä niitä hallinnoidaan ja kuka voi muuttaa niitä.

Väärät DNS-muutokset voivat keskeyttää sivuston tai sähköpostin toiminnan, joten pääsy kannattaa rajata niille, jotka sitä tarvitsevat. Pidä kirjaa palveluntarjoajasta ja ota kuvakaappaus tai vienti tärkeistä asetuksista ennen suurta muutosta.

3. Sivustoalusta tai hosting

Tämä on tili, joka tallentaa tai julkaisee sivuston.

Toteutuksesta riippuen se voi olla sivustorakennustyökalu, sisällönhallintajärjestelmä, hosting-tili tai näiden yhdistelmä.

Yrityksellä pitäisi olla:

• Omistajan tai pääkäyttäjän kirjautuminen
• Yrityksen hallinnoima palautussähköposti
• Pääsy laskutus- ja uusimistietoihin
• Tapa ladata tai viedä sisältöä, jos alusta sen sallii
• Selkeä kirjaus siitä, kenellä on pääkäyttäjän oikeudet

Älä jaa yhtä salasanaa usealle henkilölle. Luo erilliset käyttäjätilit, jos alusta tukee sitä.

4. Yrityksen sähköpostin pääkäyttäjä

Osoitetta, kuten hello@yritys.fi, hallinnoidaan yleensä sähköpostipalveluntarjoajan kautta.

Jollakulla on oltava pääkäyttäjän oikeudet postilaatikoiden luomiseen, salasanojen palauttamiseen, laskutuksen muuttamiseen ja tietoturvan hallintaan.

Omistajan kannattaa tietää:

• Mikä palveluntarjoaja isännöi sähköpostia
• Mikä tili on pääkäyttäjä
• Mitä palautusmenetelmää käytetään
• Kuinka monta maksullista käyttäjää on
• Milloin tilaus uusiutuu
• Kuka voi lisätä, poistaa tai ohjata postilaatikoita

Pääkäyttäjätiliä pitää suojata huolellisesti. Se voi hallita pääsyä muiden ihmisten yrityssähköpostiin.

5. Google-yritysprofiili

Paikallisella yrityksellä yritysprofiili vaikuttaa siihen, miten tiedot näkyvät Google-haussa ja kartoissa.

Yrityksen pitäisi olla listattuna omistajana, ei ainoastaan ulkoisen toimiston hallinnoimana.

Tarkista:

• Ainakin yksi nykyinen omistaja käyttää yrityksen hallinnoimaa Google-tiliä
• Entisillä työntekijöillä ja toimittajilla ei ole enää tarpeetonta pääsyä
• Palautustiedot ovat ajan tasalla
• Yrityksen nimi, puhelinnumero, aukioloajat ja sivusto ovat oikein

Älä koskaan luo toista profiilia vain siksi, että pääsy alkuperäiseen on kadonnut. Käytä ensin Googlen virallista omistus- ja palautusprosessia.

6. Google Search Console

Search Console auttaa vahvistettua omistajaa ymmärtämään, miten Google käy sivustolla.

Se voi näyttää indeksointitietoja, hakusuorituskykyä ja Googlen ilmoittamia teknisiä ongelmia.

Yrityksellä pitäisi olla omistajan pääsy. Suunnittelija tai hakukoneoptimoinnin asiantuntija voidaan lisätä erikseen sillä pääsytasolla, jonka he tarvitsevat.

Tarkista käyttäjät ja käyttöoikeudet toimittajan vaihtuessa. Käyttäjän poistaminen ei välttämättä poista kaikkia vanhoja vahvistustapoja, joten pyydä sivuston ylläpitäjää tarkistamaan myös käyttämättömät vahvistustunnukset.

7. Analytiikka ja tagien hallinta

Jos sivustolla käytetään analytiikkaa, mainospikseleitä tai tagienhallintaa, myös näiden tilien pitäisi kuulua yritykselle.

Muuten vuosien hyödyllinen historiatieto voi jäädä toimiston omistamalle tilille, jota ei voi helposti siirtää.

Tarkista:

• Kuka omistaa analytiikkaominaisuuden
• Kenellä on pääkäyttäjän oikeudet
• Mitattavako oikeaa sivustoa
• Tarvitaanko seurantaa yhä
• Vastaako tietosuojaseloste ja suostumusasetukset käytössä olevia työkaluja

Kerää vain tietoa, jolla on selkeä tarkoitus.

8. Sosiaalinen media ja hakemistolistaukset

Nämä eivät ehkä ylläpidä sivustoa, mutta ne usein ohjaavat kävijöitä sinne.

Pidä kirjaa:

• Facebookin ja Instagramin yritystilien pääsystä
• LinkedIn-sivun pääkäyttäjistä
• Varaus- ja toimitusalustoista
• Toimialahakemistoista
• Apple Business Connectista tai muista karttalistauksista, jos käytössä
• Yrityksen kannalta olennaisista arvostelualustoista

Poista ihmiset, jotka eivät enää työskentele yrityksen kanssa, ja pidä palautustiedot ajan tasalla.

Yksinkertainen pääsyrakenne

Käytännöllinen järjestely on:

1. Yrityksen omistaja pitää ensisijaisen omistuksen.
2. Toinen luotettu, yrityksen hallinnoima tili tarjoaa palautuspääsyn tarvittaessa.
3. Toimittajat saavat omat nimetyt käyttäjätunnuksensa.
4. Pääsy rajataan siihen, mitä kukin tarvitsee.
5. Kaksivaiheinen tunnistautuminen on käytössä.
6. Salasanat ja palautuskoodit säilytetään salasanojen hallintaohjelmassa.
7. Pääsy tarkistetaan aina, kun toimittaja tai työntekijä lähtee.

Vältä henkilökohtaisen sähköpostiosoitteen käyttämistä, jota kukaan muu yrityksessä ei voi palauttaa. Vältä myös kaikkien palveluiden luomista suunnittelijan tilille mukavuussyistä.

Luo yksinkertainen tilirekisteri

Älä laita salasanoja rekisteriin.

Kirjaa vain:

Palvelu	Palveluntarjoaja	Yrityksen omistaja	Muu pääsy	Uusiminen	Palautus tarkistettu
Domain
DNS
Sivusto
Sähköposti
Google-yritysprofiili
Search Console
Analytiikka

Tarkista tämä lista kahdesti vuodessa.

Ennen verkkotoimittajan vaihtamista

Ennen kuin nykyinen yhteistyö päättyy, varmista:

• Yritys pystyy kirjautumaan jokaiseen tärkeään tiliin
• Laskutus kuuluu oikealle henkilölle tai yritykselle
• Sivuston sisältö ja tiedostot on luovutettu sovitulla tavalla
• Domain- ja DNS-pääsy toimii
• Sähköpostin hallinta pysyy käytettävissä
• Toimittajan tilit voidaan poistaa poistamatta yrityksen omistusta
• Tuore varmuuskopio tai vienti on olemassa, mikäli mahdollista

Ammattimaisen toimittajan pitäisi tehdä omistus selväksi, ei käyttää pääsyä painostuskeinona.

Etkö ole varma, kuka hallitsee domainiasi?

Byklart voi auttaa yhdistämään nykyisen domainisi sivustoosi ja toimittaa lyhyen kirjallisen yhteenvedon tehdyistä muutoksista.

Kysy domain- ja DNS-yhdistämisestä →